EJEMPLOS DE DOCUMENTOS EN LA EMPRESA

LA  CIRCULAR

1) ¿Qué es la circular? "es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un 
mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa".

La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales.

El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.


Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS
La circular Voluntaria, es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:

Ofrecer los servicios de algún negocio
Dar a conocer un nuevo producto
Enviar lista de productos y precios
Remisión de catálogos
Avisos al personal (internos)
Invitaciones, etc.
La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo:
Apertura de negocio
Cambio de domicilio

Establecimiento de una sucursal
Nombramiento de apoderado
Designación, ratificación o remoción de apoderado
Nombramiento de distribuidores
Traspaso de negocio
Clausura
Liquidación o quiebra de empresa
Constitución de una sociedad
Dar a conocer el nombre de los administradores
Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria


Aumento o disminución de capital
Entre otros, por lo cual debemos saber cuales son los requisitos para dar a conocer los avisos necesarios que establece la ley mediante una circular.
Dentro de la empresa o industria los temas que pueden contener las circulares son de dos tipos: de aviso y de trasmisión de órdenes.

Los elementos de la CIRCULAR son los mismos que la carta comercial, solo le agregamos el orden numérico que llevamos en nuestro control en la parte superior derecha y el asunto abreviado que vamos a tratar, así como el destinatario lo manejamos regularmente con destinos generales (Plurales). Aunque existen ocasiones en las que personalizamos el mensaje, pero éste será el mismo para varias personas.


 EJEMPLO (Circular obligatoria)
SERVICIOS JURÍDICOS ESPECIALIZADOS
AV. JUÁREZ 545 TEL 044333 490 9997
CIRCULAR No 1
AL PERSONAL QUE LABORA EN ESTA EMPRESA
ASUNTO: CIERRE DE EMPRESA

Por este conducto se les informa que a partir de la presente se cerrarán las puertas de este centro laboral, ya que se encuentra en estado de quiebra, por lo cual los interesados al respecto deberán pasar a las oficinas citadas en la parte superior a resolver su traslado o liquidación, según sea el acuerdo correspondiente.
Agradeciendo de antemano las atenciones prestadas al presente, se despide de ustedes.

A T E N T A M E N T E
Guadalajara Jalisco, 4 de Septiembre de 2001
LIC. GREGORIO IÑIGUEZ ROMERO
REPRESENTANTE LEGAL

C.c.p. Archivo
GIR/air
SERVICIOS JURÍDICOS ESPECIALIZADOS
AV. JUÁREZ 545 TEL 044333 490 9997
Guadalajara Jalisco
AL PÚBLICO EN GENERAL



Por este conducto hacemos de su conocimiento que a partir de la presente el sr. Enrique Márquez Estrada, ha dejado de laborar para esta empresa, por lo cual no nos haremos responsables de los actos o compromisos contraídos a nombre nuestro por el mencionado a partir de esta fecha.
Agradeciendo de antemano las atenciones que se sirvan prestar al presente y esperando contar con su comprensión, se despide.
A T E N T A M E N T E
Guadalajara Jalisco, 2 de Mayo del 2002
LIC. GREGORIO IÑIGUEZ ROMERO
DIRECTOR GENERAL
C.c.p. Archivo
GIR/lir 
 

Concepto de Carta Comercial

La carta comercial es un documento privado, escrito y formal, que tiene uso en el tráfico comercial con el objetivo de mantener comunicación  interempresarial con otros comercios para realizar por ejemplo campañas conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing; con los proveedores, para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos de pago u otras facilidades, o elevar una queja por retardo de cumplimiento o algún defecto en la entrega; con la clientela, para ofrecerles beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles vencimientos; con el público en general, para que conozcan la calidad de sus productos o su buena atención, o sus ofertas o sus servicios de post venta.

Como la carta es una imagen de la empresa debe ser cuidada su redacción, tener a disposición  documentación respaldatoria si se trata de una queja, y adjuntarla para corroborar lo dicho, haciendo referencia de ello en el cuerpo del escrito (“tal como lo pruebo con la documentación adjunta”) y adecuar el tono al contenido. La carta será más protocolar cuando se trate de realizar un reclamo, y será más afectuosa si realizamos una oferta, aunque no debe abusarse de la confianza en el modo de redacción, ya que siempre debe ser respetuosa.

Es conveniente realizar un borrador y luego revisarlo. En general las empresas grandes cuentan con sectores de marketing para esta tarea. Se usa una letra de tamaño medio, con separación en párrafos, no demasiado extensa ni tampoco tan corta, destacando con negrita lo más relevante, usando un lenguaje refinado pero de fácil lectura y comprensión, cuidando la ortografía y la puntuación. Como todo escrito formal, debe comenzar con el encabezamiento, que debe contener los datos de la empresa, utilizándose en general papel con el membrete impreso de la empresa, conteniendo la fecha, el destinatario ya sea individualizado o general y la presentación; el cuerpo donde conste el objetivo; y el cierre, con una despedida formal y la firma del responsable de la empresa, con sello o aclaratoria.

Ejemplo Carta Numero 3

Cojutepeque, 17 de julio de 2015

Exportadora S.A de .C.V

Señores Gerentes

Exportadora19@hotmail.com

Estimados señores:

            Con referencia a su carta del mes anterior es necesario que sepan este dado curioso, Investigaciones recientes revela que la empresa que utilizan que utilizan aeroplanos para los viajes de sus dirigentes y agentes viajeros han aumentado en un 50 por ciento sus ventas y aun reducido en la misma proporción sus gastos de operación.

            Viajando en aeroplanos los agentes vendedores recorren zonas en el exterior y visitan  clientes que no habían visitado antes por falta de tiempo. Tan bien se pueden enviar mercancías en unas cuantas horas al exterior en cuestión de unos cuantos días. Con mucho gusto enviaremos a uno de nuestros representantes quien podrá sugerirles el tiempo de aeroplano mas necesario para su empresa. Al llegar allí, el ara referencia a esta carta, así que les sera fácil reconocerlo.

Atentamente,                          

  Alfredo Armando Navarro Aleman

A.A.N.Aleman

Ejemplo Carta Numero 2

Cojutepeque, 17 de julio de 2015

Súper Selectos Cojutepeque

Miguel Ángel Figueroa
Vaqueranoalex10@hotmail.com

Estimado señor Figueroa:

            Tengo mucho gusto en que  la revista semanal El Mundo Financiero es una revista ideal para

todo hombre de negocio. Verá que gustara tanto a las grandes corporaciones como al que solo es

dueño de una humilde tienda o de un taller de radio o televisión.

            Esta revista le llevara a usted un resumen en análisis definido de lo que pasa en el mundo de

los negocios. Es necesario llevar y revolver la tarjeta que acompaña esta carta para que reciba esta

revista durante un periodo de prueba de 26 semanas por la suma de $12.

Atentamente,                            

           Alfredo Armando Navarro Aleman

A.A.N.Aleman

Ejemplo Carta Numero 1 

Cojutepeque, 17 de julio de 2015

Súper Selectos Cojutepeque

Miguel Ángel Figueroa
Vaqueranoalex10@hotmail.com

Estimado señor Figueroa:

            Tengo mucho gusto en que  la revista semanal El Mundo Financiero es una revista ideal para

todo hombre de negocio. Verá que gustara tanto a las grandes corporaciones como al que solo es

dueño de una humilde tienda o de un taller de radio o televisión.

            Esta revista le llevara a usted un resumen en análisis definido de lo que pasa en el mundo de

los negocios. Es necesario llevar y revolver la tarjeta que acompaña esta carta para que reciba esta

revista durante un periodo de prueba de 26 semanas por la suma de $12.

Atentamente,                            

           Alfredo Armando Navarro Aleman

A.A.N.Aleman

Manejo, Redaccion Y Elaboracion De Documentos En La Empresa Privada

  NORMAS BASICA PARA LA ELABORCION Y PRESENTACION DE                                                                              DOCUMENTOS

En primer lugar, destacar que la presentacion de cualquier trabajo o escrito trabajo da a conocer publicamente la forma de trabajar de la persona que lo ha confeciona, pero aun mas importante. Transmite la imagen de la empresa

Tema: Redaccion.

Definicion:  La palabra redacción proviene del término latino redactĭo y hace referencia a la acción 

y efecto de redactar (poner por escrito algo sucedido, acordado o pensado con anterioridad).

La redacción requiere de coherencia y cohesión textual. Dado que el orden de las palabras dentro de

una oración puede modificar la intención del autor, es necesario que el redactor organice en su mente 

las ideas que desea trasladar al papel o a la computadora.

Procesos llevados a cabo en el archivo de una empresa