Concepto de Carta Comercial
La carta
comercial es un
documento privado, escrito y formal, que tiene uso en el tráfico comercial con el
objetivo de mantener
comunicación interempresarial con otros
comercios para realizar por ejemplo campañas conjuntas de
publicidad u otras estrategias de
marketing; con los
proveedores, para solicitarles
productos
o pedirles nuevos plazos de pago u otras facilidades, o elevar una
queja por retardo de cumplimiento o algún defecto en la entrega; con la
clientela, para ofrecerles beneficios, requerir cuotas adeudadas,
recordarles vencimientos; con el público en general, para que conozcan
la calidad de sus productos o su buena atención, o sus ofertas o sus
servicios de post venta.
Como la carta es una
imagen de la empresa debe ser cuidada su redacción, tener a
disposición
documentación respaldatoria si se trata de una queja, y adjuntarla para
corroborar lo dicho, haciendo referencia de ello en el cuerpo del
escrito (“tal como lo pruebo con la documentación adjunta”) y adecuar el
tono
al contenido. La carta será más protocolar cuando se trate de realizar
un reclamo, y será más afectuosa si realizamos una oferta, aunque no
debe abusarse de la
confianza en el modo de redacción, ya que siempre debe ser respetuosa.
Es conveniente
realizar
un borrador y luego revisarlo. En general las empresas grandes cuentan
con sectores de marketing para esta tarea. Se usa una letra de tamaño
medio, con separación en párrafos, no demasiado extensa ni tampoco tan
corta, destacando con negrita lo más relevante, usando un lenguaje
refinado pero de fácil lectura y
comprensión, cuidando la
ortografía
y la puntuación. Como todo escrito formal, debe comenzar con el
encabezamiento, que debe contener los datos de la empresa, utilizándose
en general papel con el membrete impreso de la empresa, conteniendo la
fecha, el destinatario ya sea individualizado o general y la
presentación; el cuerpo donde conste el objetivo; y el cierre, con una
despedida formal y la firma del responsable de la empresa, con sello o
aclaratoria.
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